Планирование: как управлять делами

как управлять делами

Абсолютно не важно, чем мы занимаемся в жизни, работаем в офисе, дома или не работаем вообще, рано или поздно каждый из нас сталкивается с огромной, пугающей, требующей нашего полного погружения задачей. Этаким “мамонтом” в виде ремонта, переезда, стартапа и тому подобное, при этом в сутках остаются все те же 24 часа и прочие, текущие обязанности, требующие своей порции времени и сил.

С опытом и течением жизни, каждый из нас обзавелся своим инструментарием по разделке и заготовке “мамонтов”, возможно, кто-то из нас даже допускает возможные издержки и потери, я же всегда ищу возможность оптимального использования как времени, так и ресурсов. Более того, мне доставляет огромное удовольствие сама организация процессов, и именно в тщательном планировании я вижу залог успеха.

Ремонт, переезд в другую страну, комбинация всего вышеперечисленного – со всем эти легко справиться, если подойти к делу с нужной стороны. Моя система решения глобальных задач и управления проектами выстраивалась несколько лет на базе личного опыта, знаний, полученных в ходе второго высшего образования, и приняла свой законченный вид после прохождения курса Анны Всехсвятской “Успеваю все”, который я закончила в 2017 году и до сих пор считаю одним из лучших вложений.

Мой подход является крайне пластичным и подвижным, я постоянно оттачиваю и донастраиваю его под себя и свои новые задачи, регулярно мониторю полезные тематические приложения в AppStore, и буду рада, если вы поделитесь своим опытом и советами.

как управлять делами

Как решать большие задачи: основные принципы

1. Декомпозиция задачи

  • “Расчленить мамонта” – то есть максимально возможно декомпозировать задачу на мельчайшие составляющие, требующие буквально одного действия. Например, сбор вещей может состоять из таких пунктов как “составить список вещей”, “докупить нужные вещи”, “купить коробки” и так далее. Чем подробнее вы опишите все требуемые действия, тем меньше сюрпризов, дедлайнов и прочих несостыковок вас будет ждать в процессе.
  • “Рыбий скелет” как принцип декомпозиции. Что я имею ввиду: каждую задачу, со всеми вытекающими подзадачами, нужно расписать максимально до конца, и только потом переходить к следующей, чтобы в итоге получилась разветвленная сеть, которую иначе можно назвать как mind map (интеллектуальная карта), а не бессвязный поток сознания. Можно делать это и вручную на большом листе бумаги, я люблю использовать для этого приложение Mindjet для iPad. Вот так выглядит моя интеллектуальная карта “Переезд”.

Основная задача “переезд” делится на пункты “дом”, “сбор вещей”, “список дел до переезда”, “адаптация”, “изучение языка”, “покупка машины”. Каждый из этих пунктов состоит из еще более мелких задач, которые, в свою очередь дробятся на свои подзадачи, упрощая столь непростое дело на мелкие ежедневные дела вроде “подтвердить встречу в банке” и “собрать косметичку”.

  • “Выгрузить мозг” – все детали и мысли, касательно задачи и проекта, лучше выгрузить из головы на любой удобный носитель, что позволит сохранить ясность мышления, крепкий сон, и обеспечит уверенность в том, что ничего не осталось без внимания. Обычно за пару дней я выписываю основную часть, потом, в течение недели, дополняю те мелочи, что всплывают в свободной от основного груза голове.

2. Планирование времени

Когда с декомпозицией задачи и составлением карты закончено, можно приступать к этапу тайм-менеджмента и планирования.

  • Дополнить задачи временными точками, конкретными датами, если они есть, и нужным сроками выполнения для того, чтобы понимать порядок действия. Можно, к примеру, все задачи, относящиеся к одному месяцу или неделе, выделить одним цветом для наглядности.
  • Подумать, как помечать то, что сделано или переадресовано другому человеку, чтобы не отвлекаться.

3. Выполнение задачи

Мой способ довольно прост и невероятно эффективен: я подсчитываю количество конечных, маленьких задач и делю их на количество недель/дней в том периоде, который отведен на выполнение проекта. Например, “переезд” состоял из 120 пунктов, у меня было 3 месяца, что позволило мне с легкостью закрывать по 2 вопроса в день. Мы ничего не забыли, мы все успели, а сама сделка и процесс переезда прошли настолько приятно, насколько это вообще возможно.

как управлять делами

Да, бывают задачи более затратные по времени и силам, бывают менее, поэтому так важно максимально подробно и тщательно “расчленить” дела на одноэтапные действия. Именно такой подход позволяет комфортно совмещать глобальные проекты, текущие ежедневные дела, форсмажоры и отдых.

Буду рада, если вы поделитесь своими системами, методами и любимыми приложениями для телефона. И удачи вам в делах!

Leave a Reply